Denne artikkelen er en del av «Dette kan du lære av» spalten vår på LinkedIn, og er skrevet av Kjetil Riise.

Det å ha dine oversikter i Confluence er en langt mer effektiv metode for dokumentasjon enn tradisjonelle fellesdisker. Mange virksomheter har i dag store mengder data liggende i Excel- og Word-format. Ved å flytte fra Excel til Confluence fra Atlassian får dere en levende wiki-løsning hvor informasjonen alltid er søkbar, oppdatert og tilgjengelig for alle ansatte

Ved å ta i bruk oversikter i Confluence vil du ha mulighet til å finne relevant informasjon raskere enn å måtte søke i filstrukturer og dokumenter. Du jobber direkte i nettleseren uten behov for andre applikasjoner, og du unngår åpning og lukking av dokumenter for å finne fram mellom Excel- og word-filer. Det er enkelt å jobbe med produksjon av innhold samtidig for flere personer i Confluence, og verktøyet gir veldig god oversikt over hvilke deler som har blitt endret over tid.

Effektiv samhandling og versjonskontroll i Confluence

Innhold som aktivt blir vedlikeholdt har stor nytte for kollegaer, og ofte har det verdi å dele noe av dette også med eksterne kontakter. Du bør i den forbindelse motstå fristelsen til å sende mailer med vedlegg, slik at du unngår ulike varianter av versjonsproblematikk. Uten bruk av en wiki-løsning vil det være en utfordring å holde oversikt over gyldige versjoner, og det kan være tungt å samle kommentarer som er gitt underveis i prosessen. Dette gjelder særlig hvis flere deltagere har kommentert på ulike versjoner av filer. Du sparer mye tid ved å kommentere direkte i en delt wiki-tekst, og ved å ha oversikter i Confluence, bevarer du full versjonshistorikk over alle endringer. I utgangspunktet er det begrenset med funksjonalitet for å håndtere et sett av sider som en samlet versjon i Confluence, men det kan løses ved å bruke en tredjeparts tilleggs-app, som f.eks Scroll Documents.

Dynamiske oversikter, der innholdet endrer seg hyppig, egner seg svært godt i Confluence. Eksempler på slike oversikter omhandler gjerne:

• infrastruktur
• kompetanse
• kunder/tjenester/produkter
• status, f.eks. ved utarbeidelse av et tilbud med flere produsenter av innhold
• OKR (Objectives and Key Results)

Bedre oversikt over IT-infrastruktur

Alle virksomheter har behov for å holde oversikt over servere, applikasjoner og systemdokumentasjon. Det beste er å erstatte Excel-oversikter med spesialiserte CMDB-systemer (Configuration Management Database), men en enklere løsning kan også være å ha dynamiske oversikter i Confluence. Det kan være lurt å prøve seg fram og teste om en slik løsning gir god nok brukskvalitet og vedlikeholdbarhet framfor tyngre systemer (med høyere lisenskostnader).

Figuren viser en tabellvisning av infrastruktur hentet fra det tilhørende systemet Assets fra Atlassian (CMDB – Configuration Management DataBase), og fordelen med en wiki-løsning er at informasjonen kan kombineres med andre informasjonselementer som veiledninger eller kunnskapsartikler.

Kompetansekartlegging og sertifiseringsoversikt i Confluence

Sertifiseringsoversikter i en virksomhet egner seg godt i Confluence fordi behovene og innholdet endrer seg mye over tid, og de kan også dynamisk kobles mot hvem som har gjennomført de enkelte sertifiseringene. En del virksomheter, spesielt i konsulentbransjen, har gjerne egne CV-systemer, og behovene her må koordineres for å unngå mye dobbeltføring for hver enkelt ansatt.

Kundeoppfølging og tjenesteoversikt: Et alternativ til CRM

De aller fleste virksomheter har behov for å holde oversikt over kunder, leverandører og samarbeidspartnere. Et wikibasert system vil dekke mange behov med tanke på lagring av spesifikk kundeinformasjon, dialog, møtereferater og samarbeid i sanntid, og dette bør vurderes opp mot fordeler og ulemper ved å bruke et dedikert CRM-system. Det er også mange muligheter for å integrere Confluence med et CRM- system for å dekke alle behov.

Effektiv statusrapportering og samhandling i prosjekter

I pågående initiativer som f.eks. tilbudsarbeid, utredninger eller utarbeidelse av avtaler vil samarbeidsfunksjonene i Confluence gi ekstra funksjonalitet framfor å dele Excel-oversikter. Løsningen gir god mulighet til å utarbeide en logisk strukturering av innholdet, gjerne som korte, oppdelte sider bygget opp i en trestruktur som gir tydelig oversikt over status og framdrift. Innholdet vil hele tiden være søkbart, og det gir gode muligheter for gjenbruk senere som medfører spart tid.

Oversikt av OKR (Objectives and Key Results) i Confluence

OKR (Objectives and Key Results) er et rammeverk som ble utviklet av Andy Grove hos Intel i 70-årene og som rundt årtusenskiftet ble tatt i bruk og popularisert hos Google (og gjennom boka “Measure what matters” av John Doerr). OKR er et smidig rammeverk med oppsett av overordnede mål og konkrete resultater som et redskap for å utvikle produkter og virksomheten videre. Samtidig er OKR en enkel tilnærming for å skape samordning og engasjement rundt kvantitative mål. Det kobler strategien med aktivitetene og hjelper virksomheten med å fokusere på kundeverdi. Rammeverket er fortsatt i bruk hos Google, og det blir stadig tatt i bruk av flere virksomheter. Oversikter i Confluence egner seg svært godt til dette, og det kan ytterligere utvides til også å inkludere detaljer om framdrift hentet fra Jira.

Atlassian har nylig også introdusert egne Goal types i plattformen, som gir enda bedre støtte for oversikt og framdriftsoppfølging av OKR i en dedikert strukturert løsning. 

Oppsummering: slik flytter du fra Excel til Confluence

Vi har nå sett flere eksempler på oversikter som det kan være fornuftig å ha i en wiki-løsning framfor andre verktøy. Confluence har en rekke ferdige maler som kan brukes for å komme raskt i gang med å lage disse. Anbefalingen til slutt er å teste ut noen av disse over en periode og se om det tilfører din virksomhet verdi. Vi i Computas Opus er eksperter på Confluence, og hjelper deg i gang.